Положение об архивном отделе администрации города Армавира

       постановлением главы

                                                                         города Армавира 

                                                                         от 05.06.2006 № 1421

1. Общие положения

      1.1. Архивный отдел администрации города Армавира (далее – Отдел) является функциональным органом администрации города Армавира, образованным в соответствии со структурой администрации города Армавира, утвержденной решением Армавирской городской Думы.

      1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется нормативно-правовыми актами Российской Федерации, Краснодарского края, муниципального образования город Армавир, а также настоящим Положением.

      1.3. Непосредственно координирует и контролирует деятельность Отдела заместитель главы города Армавира, управляющий делами.

      1.4. Отдел не обладает статусом юридического лица; имеет печать, угловой штамп и бланки с собственным наименованием.

      1.5. Штатная численность работников Отдела утверждается главой города Армавира.

      1.6. Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела осуществляется за счет средств местного бюджета.

2. Основные задачи и функции отдела

      Основными задачами и функциями Отдела являются:

      2.1. Обеспечение сохранности и учета архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:

      - хранение и учет документов, принятых в Отдел; представление в установленном порядке учетных данных в управление по делам архивов Краснодарского края;

      - проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

      2.1.1. Отдел обеспечивает хранение:

      - архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда, в том числе образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности;

     - архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда;

      - архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения;

      - документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории города Армавира;

      - печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела;

      - учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

      2.1.2. Документы частной формы собственности поступают на хранение в Отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и администрацией города Армавира.

      2.2. Комплектование Отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для города Армавира, в том числе:

      - составление списков организаций – источников комплектования Отдела, утверждаемых администрацией города и согласовываемых с управлением по делам архивов Краснодарского края; систематическая работа по их уточнению;

      - отбор и прием документов постоянного и долговременного хранения в Отдел;

      - проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе.

      2.3. Осуществление организационно-методического руководства за деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

      - проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;

      - ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории города Армавира;

      - рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций – источников комплектования Отдела и инструкций по делопроизводству;

      - рассмотрение и представление в управление по делам архивов Краснодарского края поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;

      - рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в Отдел;

      - изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

      - оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

      - разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.  

      2.4. Организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

      - информирование органов местного самоуправления, организаций муниципального образования о составе и содержании документов Отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;

      - организация работы пользователей, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;

      - исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

      - создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

      2.5. Реализация отдельных государственных полномочий администрации города Армавира в сфере архивного дела при наделении ими органом государственной власти Краснодарского края в установленном порядке, в том числе контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами законодательства Российской Федерации и Краснодарского края в области архивного дела.

3. Права отдела

       Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

       3.1. Представлять орган местного самоуправления по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

       3.2. Вносить на рассмотрение администрации города Армавира и управления по делам архивов Краснодарского края предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

       3.3. Запрашивать и получать от организаций – источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

       3.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории города Армавира, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального и регионального архивного законодательства.

       3.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории города Армавира, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

       3.6. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

       3.7. Взаимодействовать в своей деятельности с органами администрации города Армавира, организациями муниципального образования город Армавир, управлением по делам архивов Краснодарского края, региональным отделением Российского общества историков-архивистов, другими организациями.

4. Обязанности работников отдела

      На работников Отдела возлагаются следующие обязанности:

      4.1. Выполнение основных задач и возложенных на Отдел функций в соответствии с утвержденными должностными инструкциями;

      4.2. Соблюдение установленного порядка использования и хранения документов и материальных ценностей;

      4.3. Повышение качества выполняемой работы;

      4.4. Соблюдение Правил внутреннего трудового распорядка.

5. Организация работы отдела

      5.1. Отдел возглавляет руководитель. Руководитель и специалисты Отдела являются муниципальными служащими.

      5.2. Руководитель Отдела назначается и освобождается от должности главой города Армавира.

      5.3. Руководитель Отдела непосредственно подчиняется главе города Армавира, заместителю главы города Армавира, управляющему делами и имеет в подчинении специалистов Отдела согласно штатному расписанию.

      5.5. Руководитель Отдела:

      5.5.1. Организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач;

      5.5.2. Представляет интересы Отдела в отношениях с другими органами администрации города Армавира, организациями, учреждениями и предприятиями.

      5.5.3. Распределяет должностные обязанности между сотрудниками Отдела;

      5.5.4. Подписывает служебную документацию в пределах компетенции Отдела;

      5.5.5. Вносит предложения по назначению и освобождению от должности сотрудников Отдела, а также об их поощрении либо применении к ним дисциплинарный взысканий;

      5.5.6. Осуществляет контроль за своевременным и качественным исполнением возложенных на сотрудников Отдела задач.

      5.5.7. В пределах своей компетенции издает приказы;

      5.5.8. Отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела в муниципальном образовании перед администрацией города Армавира и в установленном порядке – перед управлением по делам архивов Краснодарского края;

      5.6. Деятельность Отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства (Росархив), на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых главой города Армавира с учетом рекомендаций управления по делам архивов Краснодарского края.

6. Ответственность работников отдела

      За неисполнение или ненадлежащее исполнение работниками Отдела по их вине возложенных на них обязанностей, они несут дисциплинарную ответственность в соответствии с действующим трудовым законодательством.

Руководитель архивного отдела

администрации города Армавира                                              С.Ю.Яковлев